Управление производством

Применяем передовые методы управления

В настоящее время в инженерно-консалтинговой компании «Солвер» идет реализация программы по внедрению системы управления проектами. В качестве методологии управления выбран метод критической цепи, разработанный в рамках Теории ограничений (ТОС).
18 сентября 2009

Вот что сообщила о необходимости внедрения системы Елена Рогатова, директор компании «Солвер» и инициатор проекта: «Проектная работа является определяющим направлением бизнеса «Солвер», поэтому мы заинтересованы в дальнейшем увеличении количества выполненных проектов, в повышении эффективности работы наших проектных групп, а также в гарантированном соблюдении договорных обязательств перед клиентами, включая сроки проектов. Поэтому нами были начаты работы по внедрению системы управления проектами. Опыт нашей работы с заказчиками показывает, что совершенствование проектной работы актуально и для многих машиностроительных предприятий».

Период внедрения составит в целом 6 месяцев. На первом этапе, который занял 3 месяца, была собрана и оптимально упорядочена вся масса задач инженерно-консалтинговых проектов – от момента заказа технологического комплекса до его запуска в продуктивную эксплуатацию и сервисного обслуживания. Евгений Досычев, руководитель службы «Управление проектами» компании «Солвер», считает, что развитие системы управления проектами идет в нужном направлении и начинает давать первые результаты уже сейчас: «Прежде всего, достоверная и актуальная информация о состоянии проектов и загрузке исполнителей стала легко доступной. Информация подготавливается еженедельно. Пока формируется 4 вида отчетов: о статусе проектов, о задачах, запланированных к выполнению каждым из сотрудников, занятых в проектах с заказчиками, об интегральной загрузке ресурсов, а также отчет, содержащий статистику по проектам – процент выполнения по длительности, по трудозатратам и т.п. Руководству компании сегодня легко получить представление о состоянии дел по проектам – из еженедельных отчетов, в которых указаны ожидаемые даты завершения проектов, приведена тревожная диаграмма портфеля проектов, интегральная загрузка ресурсов, статистика по проектам. Очень важно, – продолжает Евгений, – что мы стали четко отслеживать длительность выполнения каждой работы. Задание на работу выдается исполнителю администраторами проектов в соответствии с текущими графиками и содержит конкретные сроки. По завершении исполнитель возвращает бланк задания, в котором, если необходимо, излагает причины превышения длительности работ. Мы учитываем доступность исполнителей с учетом всех запланированных проектов. В результате накладки из-за того, что одному и тому же технологу необходимо выполнять сразу несколько работ, стали появляться значительно реже. По крайней мере, резервы времени на возможные накладки мы уже не планируем. Сейчас мы накапливаем информацию о причинах попадания проектов в «красную зону» (когда вероятность срыва срока завершения проекта велика). Со временем, проанализировав эти данные, мы сможем найти решения, как управлять проектами более эффективно».

На сегодня консультантами подразделения «Системы автоматизированного управления производством (САУП)» совместно со специалистами отдела «Технологии машиностроительного производства (ТМП)» компании «Солвер» проведена следующая работа:

  • Сформирован единый портфель проектов, его состояние регулярно обновляется.
  • Проекты планируются с учетом загрузки ключевых специалистов, занятых в нескольких проектах одновременно.
  • Руководству компании предоставляются отчеты в удобном для них виде: о состоянии проектного портфеля, о суммарной загрузке каждого сотрудника, обо всех плановых работах специалистов в ближайшие 3 месяца, а также по актуальным задачам.
  • На базе отчета по статусу проектов проводится еженедельный анализ и документальная фиксация причин попадания проекта в «красную зону», вырабатываются меры по улучшению ситуации.
  • На базе отчета по ближайшим работам проводится анализ накладок, возникающих по ресурсам, и принимается решение по приоритету той или иной работы.
  • Настроена процедура раннего предупреждения сотрудников о предстоящих работах и выдача рабочих заданий администраторами проектов, так называемая «побудка ресурсов».

В ходе реализации первого этапа сотрудники, являющиеся участниками проектных групп, получили практические навыки того, как направлять свои усилия, ориентируясь на конечный результат работы всей проектной группы. В рамках проводимых работ для эффективного планирования и управления ходом проектов используется надстройка для Microsoft Projects, которая позволяет, используя привычное представление графиков проектов, упростить взаимодействие руководителей и участников проектных групп.

Вот как комментирует первые результаты проекта внедрения системного управления Владимир Быстрянцев, руководитель подразделения «Автоматизированные производственные системы» и отдела ТМП компании «Солвер»: «Уже три месяца я планирую работу отдела в четком согласовании с графиками проектов. Эти графики подготавливают наши администраторы по принципам критической цепи и всегда поддерживают в актуальном состоянии. Все участники и руководители проектов сегодня работают по общим планам и пользуются едиными данными.

Теперь я не должен держать в голове, какую работу, кто и когда должен делать – загрузку своих сотрудников я могу спланировать на несколько месяцев вперед, даже когда сроки работ постоянно меняются – заказчики просят передвинуть работы, станок приходит не в срок, специалисты заняты на других работах и т.д. Все данные представлены в удобной форме: есть группы работ по исполнителям, списки работ на ближайшую неделю. При этом возможные накладки в работе моих специалистов отмечаются в графике состояния проекта красным цветом. В результате назревающие проблемы видны на несколько недель раньше, и есть время найти решение еще до их реального появления.

Когда мы только готовились к началу проекта внедрения системы, было огромное количество накладок в планах. Например, один наш ведущий специалист был запланирован сразу в 5-ти проектах! Постепенно, один критический ресурс за другим, мы вместе со специалистами САУП выровняли нагрузку в портфеле проектов, сформировали вполне реалистичные графики. Сейчас мы начинаем активней привлекать к управлению руководителей проектных групп. Им нужна актуальная информация, когда большая ее часть есть в графиках работ, но в отчетах пока отсутствует. В ближайшее время обсудим и разработаем отчеты в удобной форме».

Основными задачами второго этапа намечено обучение и тренинг руководителей проектов, внедрение правил расстановки приоритетов и оптимального распределения загрузки специалистов проектных групп. Эти правила позволят руководителям, фокусируясь на самом главном, не вмешиваться в ход работы без необходимости и экономить драгоценное время.

«Честно говоря, до начала проекта я был настроен скептически, – говорит Алексей Чумаков, руководитель проектов из службы «Управление проектами» компании «Солвер». – Новые правила управления проектной работой не обещали ничего, кроме лишнего бумаготворчества и бесконечных ненужных отчетов. Сегодня вижу, что возможности системы очень интересны и, безусловно, полезны. Если будет сразу, например, 3-5 серьезных проектов, что бывает у нас нередко, система управления существенно поможет. Это тот инструмент, который поможет не «кипятить океан», а фокусироваться на главном, напоминая о важном в нужный момент».

В заключении хотелось бы отметить, что в результате внедрения новой системы «Солвер» будет применять для управления проектами ту же передовую методологию, которую предлагает сегодня и своим заказчикам – машиностроительным предприятиям. Это подтверждает стремление компании обеспечивать отечественные предприятия лучшими решениями, проверенными на практике, в том числе, и собственным опытом. В следующем номере журнала мы расскажем о результатах работ компании «Солвер» по совершенствованию системы управления проектами.

Наша справка

Теория ограничений

Производительность предприятия определяется производительностью самого ограниченного ресурса – станка, участка, цеха. Подход Теории ограничений позволяет сосредоточить усилия на самом дефицитном, ценном для предприятия ресурсе. Для того чтобы этот ресурс не простаивал, для него составляется точное расписание, а работа остальных звеньев цепи настраивается таким образом, чтобы создать «подушку безопасности», защищающую ограниченный ресурс от простоев и потерь времени.

Небольшие постоянные колебания в ходе выполнения плана рассматриваются в ТОС как «естественный уровень шума». Сколько бы сил ни вкладывалось в устранение этих колебаний, общая скорость и эффективность работы не изменится. Вместе с тем в каждом производстве вполне возможно защитить от воздействия колебаний ресурсы-ограничения. Именно эти ресурсы следует защищать от поломок, нехватки рабочих сил или сырья. Именно на улучшении работы этих ресурсов необходимо сосредоточиться в первую очередь, позволив другим звеньям производственной цепи работать в естественном темпе.

Ограничением предприятия может быть не только производственный ресурс, но и такие факторы, как:

  • недостаточное количество заказов, чтобы загрузить имеющиеся мощности;
  • управленческие процедуры, принятые на предприятии;
  • система показателей, не создающая условий для повышения производительности.

Решения, построенные по TOC, дают предприятию возможность получить дополнительную прибыль благодаря выявлению и грамотному использованию ограничений. Они помогают сконцентрировать материальные и человеческие ресурсы там, где это дает наибольший экономический эффект. Правильное использование ограничений позволяет руководству предприятия сосредоточить свое внимание лишь на ключевых проблемах, а не тратить время на «тушение пожаров», вызванных ими.

Что делает TOC эффективной и универсальной системой? Ее уникальность – в сочетании главных принципов серьезных научных теорий в одном подходе. Теория очередей, математическая статистика, теория решения изобретательских задач (ТРИЗ), кибернетика, теория сложных систем – все то лучшее, что было разработано учеными за последние десятилетия, положено в основу решений ТОС. Теория ограничений успешно применяется в таких разных отраслях, как авиационная и автомобильная промышленность, металлургия и приборостроение, энергетика и многие другие. Хотя предприятия каждой отрасли имеют свои специфические особенности, их производства объединяют свойства, присущие сложным системам: неопределенность и изменчивость. Для производства, работающего на заказ, основой успешного бизнеса являются короткие сроки выполнения заказов и репутация надежного поставщика. В ходе проекта по TOC строится решение, которое приводит к быстрому (уже через 2-3 месяца) сокращению срока производства и 100-процентному выполнению заказов в срок. Для производства, работающего на склад, большим преимуществом является постоянное наличие товара на складе готовой продукции при минимальном уровне запасов. Для таких предприятий также существуют проверенные решения, снимающие противоречие между потребностью в больших объемах сырья и одновременным сокращением уровня всех запасов.

Для реализации принципов Теории ограничений компания «Солвер» использует программное обеспечение Symphony компании Inherent Simplicity.

 

Теги: