Управление производством

Использовать нельзя выбросить: как вовлечь неликвид в производство

В сложные времена, такие как экономический кризис, вызванный COVID-19, простые обыватели и большие компании ведут себя во многом схоже. Первые запасают гречку и соль на кухне, вторые — сырье и материалы на складах. А то вдруг завтра всё это закончится? В результате кто-то должен приготовить и съесть 500 блюд из гречки, а кто-то — избавиться от 500 позиций сверхнормативных запасов.
20 июня 2021

Вместе с экспертом из компании IBA Group (Минск) Дмитрием Васильковым разберемся, как компании поступить с такими неликвидными запасами сейчас и предотвратить их появление в будущем.

Что такое неликвид и откуда он берется

Ликвидность — это способность товара быть быстро проданным по рыночной цене. Иными словами, превратиться в деньги. Чем быстрее и дороже вы продали свой товар, тем выше его ликвидность. Аналогично обстоят дела и с материалами: чем быстрее вы пустили их в производство, изготовили товар и продали его, тем лучше.

Когда рынки сбыта сокращаются, а поставки становятся нестабильными, компания может легко ошибиться со стратегией закупок. В результате на складах оседают запасы сырья и материалов, которые не используются и не реализуются долгое время. Это и есть неликвиды.

Главная проблема с неликвидами в том, что если на складе что-то не приносит деньги, оно эти деньги “съедает”. Поэтому неликвид — это всегда убыток. И чем дольше он остается на складских полках, тем больше денег вы теряете.

Неликвидную продукцию можно найти на любом складе любой компании. Откуда она берется? Перечислим самые вероятные пути попадания будущих неликвидов на полки:

  • брак. Когда от поставщика пришли две фуры с коробками, сразу проверить на наличие брака содержимое каждой коробки невозможно. В результате через много месяцев на складе появляется отдельный стеллаж с бракованными экземплярами;
  • вышедший срок годности. Это самый вероятный вариант для производителей продуктов питания, фармацевтики и других товаров, где используется скоропортящееся сырье или сами готовые товары обладают небольшим сроком годности;
  • сезонность. Идеально предугадать сезонный спрос невозможно. И даже если вы отлично справлялись с планированием закупок все предыдущие годы, пандемия наверняка подкосила и вас. Покупателю незачем тратиться на купальник или сноуборд, если отпуск он проведет в своей квартире;
  • забытый резерв. Если у ваших продавцов есть возможность зарезервировать партию товара под клиента, вы можете случайно остаться с неликвидом, который на самом деле вовсе и не неликвид. Сделки отменяются, объемы меняются, менеджеры забывают снять бронь — и из оборота выпадает качественный товар;
  • ошибки в планировании производства. Из-за ошибок расчетов можно неверно определить либо объем сырья и материалов, необходимый для производства, либо объем готовой продукции, которую получится реализовать;
  • повторный заказ. Такая ошибка возникает, когда в информационных системах предприятия одни и те же материалы названы по-разному. Логист искал на складе материал с определенным названием, не нашел и заказал новую партию. А материал на самом деле есть, просто числится в базе под другим наименованием;
  • новый аналог. С такой проблемой легко столкнуться, например, производителю компьютерной техники. Рынок меняется стремительно, долгосрочное планирование нужно постоянно пересматривать, а тренды тщательно отслеживать. В любой момент на рынке может появиться новый аналог, который перетянет весь спрос на себя;

Есть и другие пути попадания активов в категорию неликвида. Например, неудачный бартер или закончившийся сопутствующий товар, без которого продать этот не получится. Что же делать, если вы обнаружили полки, оборачиваемость которых стремится к нулю?

Что делать с неликвидами

Какой бы путь избавления от неликвидов вы не выбрали, первым делом нужно точно понять, от чего именно вы будете избавляться. То есть составить список. Здесь следует помнить, что инвентаризация склада требует немало ресурсов, прежде всего временных. Если не забросите эту работу на середине пути, затраты обязательно окупятся.

Все выявленные неликвиды можно разделить на несколько категорий:

  • активы, которые можно продать сразу либо после доработки/ремонта. Как правило, продать по цене ниже, чем рыночная. Здесь важно верно рассчитать стоимость требуемых работ, чтобы ремонт не оказался дороже самого товара;
  • активы, которые можно использовать. Это качественные материалы и сырье, которые стали неликвидами случайно. Их еще можно применить в хозяйственной деятельности предприятия;
  • активы, которым уже ничем не поможешь. Это те товары, которые невыгодно чинить, а также безнадежный брак и то, на что вышел срок годности. Постарайтесь перевести во вторую категорию всё, что можно (например, отдельные части сборных товаров, которые еще можно использовать), а всё остальное лучше списать. Помните: каждое складское место тянет из вас деньги.

Рассмотрим теперь пути избавления от неликвидов, которые вы отнесли к первым двум категориям.

  • вернуть продавцу. Если вы обнаружили заводской брак или выяснили, что логисты случайно закупили лишнего, можно попробовать вернуть часть партии поставщику. К сожалению, именно “попробовать”, потому что даже самый лояльный ваш партнер сделает всё возможное, чтобы на его собственный склад ничего не вернулось;
  • распродать со скидкой/оптом. Это самый популярный способ борьбы с неликвидами всех видов. При формировании нового прайса не нужно отталкиваться от его рыночной цены: возможно, именно она и превратила товар в неликвид. Продать что-то ниже себестоимости и получить хоть какую-то прибыль — это всегда лучше, чем не продать ничего и получить только убыток;
  • отдать на переработку. Возможно, ваши активы могут заинтересовать компании, которые занимаются переработкой вторсырья. Это хороший выход в тех случаях, когда альтернатива — дорогостоящая утилизация;
  • продать предприятию из другой сферы. Попробуйте найти производителей, для которых ваш неликвид является подходящим рабочим материалом. Например, что для производителя досок — бесполезные обрезки, то для производителя уличной мебели — отличный материал;
  • раздать сотрудникам/на благотворительность. Это вариант для производителя товаров массового потребления. Если у партии духов, конфет или шампанского подходит срок годности и вы уверены, что не сможете продать эти товары вовремя, почему бы не собрать для сотрудниц предприятия отличные подарки к 8 Марта? Также подумайте о том, где ваши товары могли бы помочь людям: это не только благое дело, но и хороший имидж для компании;
  • вовлечь в производство. Это могут быть не только “найденные” забытые материалы, которые годятся для уже существующих производственных линий. Если вы запускаете производство новых товаров, технологические процессы можно построить таким образом, что в них удачно впишутся ваши запасы.

Известно, что лучшая мотивация для работника — деньги. Продумайте систему премий для сотрудников, занятых в работе с неликвидами. Тогда и продажи со скидками будут ладиться, и производство найдет для себя много всего полезного среди неликвидных материалов. Поговорим о том, как именно можно использовать неликвиды в производстве.

Как вовлечь неликвиды в производство

Как мы уже обсудили, чтобы избавиться от неликвидов, нужно точно знать, с чем предстоит работать. Для производства это вдвойне верно.

Поэтому

  • Шаг 1: после инвентаризации склада подготовьте подробный отчет, в котором будут перечислены все материалы и сырье, которые не утратили своих полезных свойств и еще могут быть использованы.
  • Шаг 2: заведите в информационной системе предприятия раздел с неликвидами. Чем удобнее сотрудникам находить нужные активы, тем проще им будет их использовать.

Бывает, что материалы лежат на складе годами, а информация о них в лучшем случае содержит наименование и количество. Сотрудникам производства и логистам проще оформить новый заказ, чем разбираться, что это именно там лежит и можно ли это как-то использовать.

  • Следовательно, Шаг 3: составьте подробное описание каждого неликвида, перечислив все его особенности, включая причины попадания в соответствующий раздел. Это могут быть как неиспользованный резерв, так и дефекты или некомплектность.
  • Шаг 4: нормализуйте данные. Если вы нашли партию материалов, которая провела на складе 5 лет, ее наименование и перечень характеристик наверняка будут отличаться от партии, которая приехала вчера. В информационной системе предприятия все эти материалы должны быть оформлены таким образом, чтобы сотрудники могли быстро и точно найти и определить обе партии и понять, что это одно и то же. Как это сделать, рассмотрим далее.
  • Шаг 5 будет зависеть от того, к какой категории относятся неликвиды. Если это качественные материалы и сырье, которые были забыты, заказаны сверх меры или остались от предыдущих циклов производства, то после правильного учета их можно будет включить в рабочий процесс без дополнительных процедур.

Если же актив попал в категорию неликвидов из-за брака или ему требуется ремонт, вам понадобится наладить дополнительный бизнес-процесс, который поможет вернуть его в производственный цикл. Помните о целесообразности таких доработок: если ремонтировать дороже, чем утилизировать, лучше рассмотрите другие способы избавления от неликвидов.

Как предотвратить накапливание неликвидов на складах

Как и любую другую проблему, болезнь неликвидов на предприятии легче предупредить, чем лечить. Звучит хорошо, но жестокая реальность заключается в том, что если уж у вас с завидной регулярностью скапливаются на складах неиспользуемые запасы, то “болезнь” уже поразила бизнес-процессы, и предупреждать ее поздно. Будем лечить.

Итак, что следует сделать руководителю предприятия, чтобы перестать тратить деньги на хранение и утилизацию неликвидов. Вот несколько советов:

  • назначить товарного или продукт-менеджера. Если у вас еще нет сотрудника, который несет ответственность за управление продуктами компании и всеми активами, которые необходимы для их производства, самое время его назначить. У этого человека должны быть достаточные полномочия для решения всех вопросов по реализации неликвидов, чтобы процессы не “буксовали” на подписании документов и согласовании объемов;
  • наладить учет. В первую очередь организуйте первичный учет. Ответственные сотрудники должны тщательно проверять всё, что поступает на склад. Все долговременные запасы также нужно регулярно проверять. Для этого проводится инвентаризация, во время которой кладовщики всё пересчитывают и сравнивают с данными в информационной системе.
  • нормализовать данные. Это можно сделать с помощью MDM-системы Например, IBA HOTD вообще использует ИИ/Нейронку/Машинное обучение. Она помогает однозначно идентифицировать товары, сырье и материалы по характеристикам и находить аналоги среди того, что уже есть на складе. Даже если кладовщик, логист и начальник производства ищут в системе предприятия один и тот же товар по разным поисковым запросам, они все найдут одно и то же.
  • разработать систему аналитики. Подберите формат отчета, который будет подходить под специфику вашего предприятия. Например, для производителя электроники это может быть ежемесячный анализ материалов, которые вообще не использовались за последние 30 дней. В то же время для производителя продуктов питания такой отчет не подходит, потому что оборачиваемость активов у него гораздо выше.
  • меньше хранить на складах. Это не значит, что следует сократить все запасы на 50%, а потом в панике звонить всем поставщикам подряд, когда производственные линии остановятся. Это значит, что стоит продумать логистику таким образом, чтобы товары, которые имеют максимальные шансы превратиться в неликвиды, хранились не на вашем складе, а на складе поставщика;
  • пересмотреть объемы закупок. Потратьте время и ресурсы на математический расчет оптимальной партии закупки. Определите точку, когда транспортировка еще выгодна, но объем товара не настолько велик, чтобы в будущем стать неликвидом из-за невостребованности. Помните, что люди и в обычной жизни, и на работе склонны покупать “про запас”.
  • спланировать производство. Любые изменения в производственном процессе должны учитывать время полной выработки сырья и материалов, которые планируется заменить аналогами. Изменения в производственную документацию можно вносить только тогда, когда вы уверены, что после наладки новых процессов на складах не останется активов, которые “не успели”.

Таким образом, появление неликвидов в компании легче предупредить, чем лечить. Это позитивно скажется на экономике предприятия и работе специалистов, ответственных за закупки и хранение.